Kerangka Acuan Kerja Pengembangan Sistem Informasi Kearsipan (SIK) Kementrian Kehutanan

1. Pendahuluan

 1.1 Latar Belakang

   Dengan adanya peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2010 tentang Kedudukan, Tugas, dan Fungsi Kementrian Negara serta Susunan Organisasi, Tudas, dan Fungsi Eselon I Kementrian dan Lembaga, berimplikasi kepada perubahan struktur organisasi di Kementrian Kehutanan. Perubahan struktur organisasi berimplikasi juga kepada adanya perubahan database aplikasi Sistem Informasi Kearsipan. Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan akan mengalami beberapa perubahan nomenklatur sesuai dengan perubahan organisasi.
   Untuk menjaga kelancaran operasional Sistem Informasi Kearsipan, maka Kementrian Kehutanan menyempurnakan aplikasi SIK-nya sesuai dengan kebutuhan.


1.2 Maksud dan Tujuan

   Maksud dari kegiatan pengembangan SIK Kementrian Kehutanan ini adalah untuk memperlancar kegiatan tata kelola persuratan di Kementrian Kehutanan, dengan tujuan untuk dapat memberikan jaminan pelayanan terhadap keberlangsungan operasional dari SIK Kementrian Kehutanan secara keseluruhan dan mandiri.


1.3 Sasaran

   Sasaran yang akan dicapai dari pelaksanaan kegiatan ini adalah :
  • Adanya perubahan aplikasi SIK di beberapa Eselon I Kementrian Kehutanan dan Eselon II Kementrian Kehutanan.
  • Adanya peningkatan kemampuan sumber daya manusia Dephut dalam teknologi informasi khususnya IT yang digunakan dalam SIK Kementrian Kehutanan.

1.4 Waktu

Jangka waktu pelaksanaan pekerjaan selama 1 bulan kalender yang dilaksanakan pada Tahun Anggaran 2011.


2. Ruang Lingkup Pekerjaan

 2.1 Penyempurnaan Modul Aplikasi SIK di beberapa Eselon I dan Eselon II

  • Modul Surat Masuk
  • Modul Surat Keluar
  • Modul Pengarsipan
  • Modul Parameter

2.2 Penyempurnaan aplikasi SIK di beberapa Eselon I karena adanya Tata Nama baru (nomenklatur)

  • Direktorat Jenderal Reboisasi dan Rehabilitasi Lahan menjadi Direktorat Jenderal Bina Pengelolaan Daerah Aliran Sungai dan Perhutanan Sosial
  • Direktorat Jenderal Bina Produksi Kehutanan menjadi Direktorat Jenderal Bina Usaha Kehutanan
  • Adanya penambahan Eselon I yaitu Badan Penyuluhan dan Pengembangan Sumber Daya 
  • Manusia Kehutanan

2.3 Pengembangan aplikasi SIK di lingkup Biro Umum sampai kepada Eselon III

  • Modul Surat Masuk
  • Modul Surat Keluar
  • Modul Pengarsipan
  • Modul Parameter

3. Serahan Pekerjaan

  1. Laporan Pendahuluan, memberikan gambaran umum keseluruhan metodologi pelaksanaan pekerjaan pengembangan serta rencana kerja detail yang akan dilaksanakan oleh Konsultan yakni Rencana Kerja secara menyeluruh termasuk metodologi pelaksanaan pekerjaan, alokasi tenaga ahli dan pendukung lainnya, serta jadwal kegiatan pelaksanaan pekerjaan.
  2. Laporan Akhir, menjelaskan tentang hasil pekerjaan pengembangan secara keseluruhan seperti dokumen teknik (analisis, desain, coding) dan manual book.

4. Tenaga Ahli

  • Personel Pelaksanaan Pekerjaan, untuk kelancaran pekerjaan ini dibutuhkan tenaga ahli sebagai berikut :
    • Ketua Tim (1 orang)
    • Ahli Database (1 orang)
    • Ahli Sistem Analist (1 orang)
    • Ahli Pemrograman (3 orang)
  • Kompetensi Personel Pelaksanaan Pekerjaan, untuk melaksanakan pekerjaan tersebut, kompetensi yang dibutuhkan masing-masing personel diatas adapat dijabarkan sebagai berikut :
    • Ketua Tim, yang ditugaskan dalam pelaksanaan pekerjaan ini mempunyai tanggung jawab untuk mengkoordinasikan seluruh tenaga ahli yang dilibatkan serta mengendalikan jalannya pelaksanaan pekerjaan tim. Adapun kriterianya adalah :
      • Berpengalaman memimpin tim pengembangan dan pembangunan (sistem informasi)
      • Memiliki pemahaman yang baik mengenai penyusunan jadwal pengembangan dan pembangunan sistem sesuai dengan kapasitas sistem
      • Memiliki track record yang baik memimpin tim kerja dalam hal ketepatan waktu pekerjaan
      • Memiliki pengalaman pekerjaan minimal 10 tahun
      • Memiliki latar belakang pendidikan minimal S1, latar belakang S2 bidang Manajemen Proyek akan menjadi nilai tambah
    • Ahli Database, bertanggungjawab atas kegiatan yang berkaitan dengan perubahan sistem data yang berhubungan dengan pengembangan Sistem Informasi Kearsipan. Adapun kriterianya adalah :
      • Berpengalaman menggunakan Lotus Domino dan Lotus Notes baik MS Windows maupun Linux
      • Mampu melakukan trouble shooting Lotus Domino dan Lotus Notes di MS Windows maupun Linux
      • Memiliki pengalaman pekerjaan minimal 5 tahun
      • Memiliki latar belakang pendidikan minimal S1
      • Memiliki pengalaman secara intensif dengan OS MS Windows Server 2003, MS Windows XP, dan Linux
    • Ahli Analist Sistem, mempunyai kriteria dan tanggung jawab sebagai berikut :
      • Melakukan review atas kegiatan manajemen pemerintahan di lingkunga Kementrian Kehutanan secara umum, dan khususnya yang berhubungan dengan perubahan dalam pengelolaan pengembangan Sistem Infroamsi Kearsipan (SIK), dan pelaksanaan monitoring data dan aplikasi.
      • Menganalisa dan mengevaluasi sistem informasi yang mengalami perubahan dan melakukan pengolahan data/infroamsi sehingga menjadi sebuah laporan. 
      • Mengusulkan konsep pengembangan sistem informasi berbasis teknologi komputer yang akan digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan sistem informasi kearsipan di lingkungan Kementrian Kehutanan.
      • Merancang pengembangan sistem informasi berbasis teknologi komputer sesuai dengan kebutuhan dalam pelaksanaan pembangunan dan pengembangan SIK di Kementrian Kehutanan
      • Memiliki pengalaman pekerjaan minimal 5 tahun.
      • Memiliki latar belakang pendidikan minila S1.
    • Ahli Pemrograman Komputer, mempunyai kriteria dan tanggung jawab sebagai berikut :
      • Melakukan inventarisasi aplikasi-aplikasi, data-data tabulasi dan format-format kebutuhan informasi yang berhubungan dengan pengembang SIK Kementrian Kehutanan.
      • Melakukan inventarisasi perubahan aliran data di dalam SIK.
      • Melakukan klasifikasi terhadap data-data yang telah diinventariskan dan dikembangkan untuk dikelompokkan serta disesuaikan dengan kebutuhan perubahan informasi.
      • Membantu tenaga ahli database dalam mengembangkan database SIK.
      • Membangun pengembangan modul-modul aplikasi dari rancangan sistem yang telah dibangun oleh tim.
      • Memiliki pengalaman bekerja minimal 5 tahun.
      • Memiliki latar belakang pendidikan minimal S1.

 

5. Pembiayaan

Pembiayaan dari pembangaunan Sistem Informasi Kearsipan ini sebesar Rp100.000.000,00 (Seratus Juta Rupiah) terdapat dalam APBN Kementrian Kehutanan tahun 2011.

Komentar

Posting Komentar